哥们儿,今天想跟大家唠唠我们之前公司解散企业微信那档子事儿。这事儿说大不大说小不小,但要是没提前琢磨清楚,真能给你带来一堆麻烦,甚至损失惨重。我就是踩过坑,才明白这里面道道儿可多了。
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话说我们那时候,公司业务调整,有些部门直接就给撤了,相应的企业微信也得跟着解散。我们一开始就觉得,不就是个APP嘛直接解散就完事儿了。结果,真动手的时候才发现,里面学问大了去了。当时我们有几个同事,手快直接就操作了,结果客户群没了,聊天记录找不到了,跟合作方的沟通记录也全都没了影儿。那段时间,大家都在群里骂,找谁都找不到,客户也找不着我们,真是一团糟。
我当时是怎么发现不对劲的?
我算是比较慢半拍的,幸亏没第一时间跟着点“解散”。我看着他们一个个急得团团转,才开始琢磨这事儿没那么简单。我记得有个周末,我本来是想把手里几个重要的客户资料导出来备份的,结果在企业微信里翻来覆去也找不到一个“导出全部”的按钮。我就有点慌了,心想这要是直接解散了,我这几年积累的客户资源不全都没了?这可不是闹着玩儿的!
我当时就跑去问了我们IT那边的老王,他一脸苦笑地跟我说:“小李,你以为解散就是解散?里头可都是公司的宝贝疙瘩,数据、客户、沟通记录,哪一样出问题都得要命。”他给我讲了之前他一个朋友的公司,就是因为解散企业微信没弄丢了一大批客户,后面找都找不回来,直接影响了业绩,好几个项目都黄了。我一听,背后直冒冷汗,赶紧坐下来,决定好好研究一下。
我究竟做了哪些避免损失的动作?
我决定不能重蹈覆辙,就从头到尾捋了一遍。我把我的整个操作流程都记录下来了,今天正好跟大家分享分享:
- 第一步:摸清家底,列个清单。 我做的是,把企业微信里所有相关的业务都梳理了一遍。包括哪些客户群是我负责的、哪些合作方是我对接的、哪些文件是公司很重要的、我们小组的审批流程、还有我们跟客户的聊天记录里有没有什么重要的协议或者承诺。我把这些都一条一条地写下来,做到心里有数。
- 第二步:重要数据,能导的先导,能截图的截图。 发现没法一键导出所有聊天记录后,我手动把跟重要客户和合作方的关键对话都截图保存下来,或者直接复制粘贴到文档里。一些重要的文件、汇报材料,凡是放在企业微信群文件或者微盘里的,我都全部下载到本地电脑上。那些审批记录,我也都手动截图保存了,免得以后需要的时候拿不出来。
- 第三步:提前告知客户,引导转移阵地。 这点我觉得最重要。我没有等到快解散了才通知客户,而是提前大概半个月,就开始给我的客户发消息了。我告诉他们公司有业务调整,企业微信可能会停用,然后主动把我的个人微信或者其他新的联系方式给他们,引导他们加我。我还特意建了一个新的个人微信客户群,把那些平时沟通比较频繁的客户都拉进去了。这样即使企业微信解散了,我们和客户的联系也不会断。
- 第四步:内部交接,分工明确。 我们部门几个同事都学着我,开始整理自己的客户和数据。我们还特意开了一个小会,大家把手头负责的客户和项目都做了交接,确保即使有人离职或者企业微信解散,也不会出现客户找不到人、项目没法继续的情况。像一些共享的群,我们都指定了负责人,让他们提前把群里的人拉到新的联系方式里。
- 第五步:解绑所有关联的第三方应用或服务。 企业微信经常会绑定一些OA系统、打卡软件、报销系统之类的。我特意去我们IT部门确认了,把所有跟我们企业微信账号有关联的第三方服务都解绑了。这主要是为了安全起见,也避免以后产生不必要的费用或者数据泄露的风险。
- 第六步:一步,才是正式解散操作。 等到所有该备份的备份了,该转移的转移了,该交接的交接了,我才点下了解散按钮。那时候,我心里才算踏实了。看着那些同事因为提前没做好准备而焦头烂额,我真是庆幸自己当时多留了个心眼儿。
所以说,兄弟们,企业微信解散这事儿,真不是点一下鼠标那么简单。这里面涉及到公司资产、客户关系,还有各种潜在的法律风险。我就是通过这么一番折腾,才避免了我们团队可能遇到的巨大损失。以后再遇到类似的事情,我肯定会更细心更谨慎地处理。