我的收件箱以前简直就是个垃圾场，每天打开Outlook，几千封邮件密密麻麻地躺在那儿，看着就头疼。想找个一两个月前的邮件？算了，花一个下午也未必能找出来，多半是直接让人家重新发一遍。电脑也因此慢得像蜗牛，Outlook隔三差五就卡死，我跟它真的是相看两生厌。工作效率直线下降，感觉自己每天大部分时间都耗在邮件上面了，根本没法集中精力干正事儿。
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终于有一天，我彻底忍不了了。一个特别重要的项目邮件，怎么都翻不出来，急得我像热锅上的蚂蚁，团团转。那一刻我就下定决心，必须得把这堆乱七八糟的烂摊子收拾我寻思着，这些邮件虽然旧了，但毕竟很多都是有用的记录，不能随便删，那总得有个地方能好好分类存放？这才想到了“存档”这回事。
我一开始也是一头雾水，完全不知道怎么动手。就自己瞎摸索，上网到处查。慢慢了解到Outlook自带一个“存档”功能，它可以把那些指定时间之前的旧邮件从你当前的收件箱或者文件夹里移到一个独立的`.pst`文件里。这个文件就像一个专门的储藏室，邮件搬进去了，收件箱自然就空了，Outlook跑起来也轻快多了。
我刚开始就手动试着把一些很老的、已经处理完的邮件，一个一个拖到“存档文件夹”里。感觉有点用，但邮件量实在太大了，拖得我手都酸了。后来才惊喜地发现，Outlook竟然有“自动存档”这么一个超级方便的宝贝功能！那一刻我感觉自己找到了宝藏。
我的存档“土”办法，但真管用！
我琢磨了一段时间，总结出一套自己用起来特别顺手的存档“土”办法。这些方法虽然听起来简单，但对我来说简直是邮件管理的救星，主要就是这几步：
- 定期清理收件箱：我给自己定了个死规矩，每周至少抽出一次时间，仔细过一遍收件箱。那些已经处理完的，或者没啥用的推广邮件、系统通知什么的，我都毫不犹豫地直接删除。剩下那些有用的，但又暂时不用回复或关注的，我就分门别类地丢到对应的“待办”或者“参考”文件夹里。收件箱里只留下那些真正需要立刻处理的邮件。
- 设置自动存档：这是我所有策略里面最核心、也最省力的一步。我打开Outlook，找到“文件”->“选项”->“高级”，然后在里面找到“自动存档设置”。我把自动存档的周期设成每隔X天运行一次，具体的天数可以根据你每天的邮件量来定。比如我最开始是设的每30天，后来发现邮件太多，就改成每14天或者每7天运行一次了。
- 划定存档标准：最重要的就是设置“将旧项目移动到”哪个存档文件。我一般喜欢按年份来建立存档文件，比如“存档_*”、“存档_*”这样。这样以后想找某年某个时期的邮件，直接开对应的年份文件就行，找起来特别方便。然后就是设定“删除早于X个月的项目”这个时间点。这个X月就是根据你工作性质来定，我一般会设置为3个月或者6个月。意思就是说，凡是超过这个时间还没怎么被我动过的邮件，就自动滚到我的个人存档文件里去。
- 手动存档关键项目：有些时候，一些项目刚刚结束，或者一个大型客户的合作已经彻底完成了，虽然这些邮件还没到自动存档的期限，但我知道以后基本不会再动它们了。对于这种“阶段性完成”的邮件，我就会直接手动把这些邮件或者整个项目文件夹，拖到对应的年份存档文件里去。或者更方便的，直接右键点击文件夹，选择“属性”，在“自动存档”标签页里单独给这个文件夹设置它自己的存档规则。这个对我来说效率特别高，能很快把一些“历史项目收件箱”清空。
- 偶尔检查存档文件大小：我会时不时地去看看那个`.pst`文件有多大。太大了我怕电脑有点吃不消，虽然现在电脑配置都高，一般问题不大。主要就是确保这个自动存档功能一直在正常工作，别悄悄地停了。
- 别怕存档了会找不到：我发现很多人都担心邮件存档之后就找不到了。完全不用担心！Outlook的搜索功能是非常强大的，它是能同时搜索你当前收件箱和所有已经挂载的存档文件的。你只要确保你的存档文件还在Outlook里，搜索的时候它会自动地把存档里的内容也搜出来。我经常需要搜一些几年前的旧邮件，用这个办法基本都能很快定位到。
实践了我的这套“土”办法一段时间后，我的Outlook简直是脱胎换骨了，焕然一新。我的收件箱变得清清爽爽，一眼望过去都是那些需要我立刻处理的邮件，心里那个舒服和踏实！Outlook运行的速度也明显变快了，不再像以前那样频繁卡顿。更重要的是，我找邮件的效率，真的是提升了好几倍。现在我再也不慌了，知道所有重要的邮件，不管是在收件箱还是在存档文件里，都能被我快速地定位到。
我觉得这个方法真的特别特别实用，它不是啥高深莫测的技术，就是一点点习惯的改变，再加上Outlook自带的功能。如果你也像我以前那样，每天都被邮件搞得焦头烂额，感觉自己被邮件绑架了，那不妨也试试我的这个“土”办法。坚持下来，你会发现你的工作效率会提高一大截，而且心情也会好很多。真的，行动起来去试试看，收件箱干净了，你的心也跟着静下来了。