哥们姐们，今天跟大家唠唠我怎么把Outlook那堆乱七八糟的邮件给治得服服帖帖的。以前，我的邮箱就像个垃圾场，各种邮件堆得跟小山似的，重要的、不重要的、广告的、通知的，全都挤一块儿，看一眼都头疼。
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那会儿我每天上班第一件事就是打开Outlook，然后就陷进去了。手指头不停地在那儿点、拖、删，就是为了把那些一眼看过去就知道跟我没多大关系的邮件移到别的文件夹，或者直接删掉。光是这个，每天就得花我快半小时。半小时干啥不非要跟邮件搏斗，想想都觉得冤得慌。
尤其是有些活儿，比如客户咨询的邮件，本来应该是直接发给销售部门处理的，结果老是先发到我这儿，我看了半天，还得手动转发过去。或者有些项目报告，我只是抄送人，需要存档，但不想它一直霸占我的收件箱，可又不能直接删了，只能手动移到存档文件夹。有时候一忙起来，漏发了、漏移了，那就麻烦大了，耽误事儿不说，可能还得挨批。那时候我就想，要是Outlook能自己把这些破事儿都干了，那该多省心！
发现自动转发功能，生活有了盼头
有一天，我实在是被邮件搞得焦头烂额，就跟旁边工位的老李抱怨。老李听完笑了笑，说：“你小子还停留在原始社会？Outlook有自动转发！” 我一听，心里咯噔一下，还有这好事儿？以前我也不是没听过规则什么的，但总觉得那玩意儿挺复杂的，就没去研究。这回老李一说，我下定决心，非得把这玩意儿给弄明白不可。
那天下午，我把手头工作稍微放了放，就开始捣鼓Outlook。我的目标很明确：把那些需要转发给别人的、需要归档的、或者一些不那么紧急的通知，都让Outlook自己处理掉。
我的实践过程，一步一步来
我是打开了Outlook，然后四处找“规则”这个词。果然，在“文件”菜单里找到了“管理规则和通知”这个选项，点进去一看，这不就是我一直想要的吗？
接下来就是创建新规则。我一步步地操作：
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选择模板： 最开始的时候，它会让你选一个模板，什么“将来自某人的邮件移动到文件夹”之类的。我没用那些现成的，我选了“从空白规则开始”，更灵活。
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选择条件： 这是最关键的一步。我要告诉Outlook，什么样的邮件才需要自动处理。我当时想了几个场景：
- 特定发件人： 比如，我们公司官网的“联系我们”表单提交的邮件，都是由一个固定的邮箱地址发来的。我设定了，只要是这个地址发来的，就认为是客户咨询。
- 邮件主题包含特定词： 有些是项目组的通知，主题里会带“【项目更新】”字样。我设了这个关键词。
- 邮件正文包含特定词： 有些业务邮件，正文里会有一些特定的产品名称或者需求代码。我也把这些加了进去。
- 发送到我的邮件副本： 有时候一些邮件虽然发给了我，但我只是抄送人，主要接收人另有其人。我也能设置成转发给别人。
我仔细想了想，把所有想到的条件都加进去了，越具体越免得误伤无辜邮件。
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选择操作： 条件选好了，接下来就是让Outlook干什么。我的需求主要是两个：
- 转发给人员或通讯组列表： 比如那些客户咨询的邮件，我就设置成自动转发给销售部的公共邮箱。这样一来，邮件一进来，销售那边马上就能收到，不用我多管一手。
- 移动到指定文件夹： 那些【项目更新】的邮件，我设置成直接移动到“项目存档”文件夹。这样我的收件箱就清爽多了，但邮件依然安全存放着。
- 我还试过“标记为已读”，这样一些不那么重要的通知，自动处理后就不会显示新邮件提示，省得我点进去看一眼。
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添加例外（如果需要）： 有时候，虽然符合条件，但某些情况又不想转发。比如，客户咨询，但是主题里带了“紧急”字样，我可能想自己先瞄一眼。那就可以添加例外条件，比如“主题不包含‘紧急’”。
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完成规则设置： 一步就是给规则起个名字，然后保存。我还会勾选“立即对收件箱中的邮件运行此规则”，这样以前堆着的邮件也能立刻被处理。
效果立竿见影，我是真省心
刚开始设置完，我还有点不放心，时不时就去检查一下。结果发现，邮件一进来，销售那边的同事就说他们收到了客户的咨询邮件。我的收件箱里，那些项目通知、不重要的系统邮件，也真的自己跑到了对应的文件夹里。我的主收件箱，一下子就变得干净了好多，一眼看过去，都是真正需要我即刻处理的邮件。
以前每天花半小时处理邮件，最多花五分钟，扫一眼剩下的少量邮件就行了。大大提高了我的工作效率，而且心里也没那么焦虑了。再也没有因为手动转发不及时而耽误过事儿，领导也没再因为我邮件处理慢而找我谈话。我的工作状态都轻松了不少，连带着看啥都顺眼了。
说真的，Outlook这个自动转发功能，简直就是我邮件管理的救星。如果你也像我以前一样，每天被邮件搞得焦头烂额，赶紧去试试，绝对能帮你把邮件这个“老大难”的问题给彻底解决掉！