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Outlook如何导出邮件到本地?手把手教你备份邮件!

我来跟大家唠唠一个挺实用,但很多人可能不怎么注意的事儿——怎么把你的 Outlook 邮件,妥妥帖帖地备份到本地电脑里。这事儿我可不是随便说说的,之前我就吃过亏。

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那会儿,我的老电脑突然就蓝屏了,死活进不去系统。当时我脑袋都大了,好多重要的工作邮件和客户往来记录,全在 Outlook 里头存着。那一瞬间,我真感觉自己要失去全世界了。幸亏后来找人把硬盘数据救回来了,不然我估计得哭出来。从那以后,我就长了个心眼,琢磨着这邮件备份的事情,可不能马虎。

刚开始折腾的时候,我也没头绪,就在 Outlook 里东点西点地找。按理说,这么重要的功能应该挺显眼才对,结果发现它藏得还挺深。不过俗话说得事在人为嘛我耐着性子,一步步摸索,总算是找到了那个能把邮件导出到本地的“宝藏”功能。

来,今天我就把我的这个“独家秘笈”分享给你们,省得你们再像我一样,提心吊胆的。

第一步:打开你的 Outlook,找到“文件”菜单

这个是肯定的,不开软件怎么搞?打开 Outlook 后,你会在左上角看到一个“文件”的字样,就点它。

第二步:进入“打开和导出”

点完“文件”,会跳出来一个大大的界面。在左边的那一列菜单里,你往下看,会找到一个叫做“打开和导出”的选项。对,就点它!

第三步:选择“导入/导出”

点完“打开和导出”后,右边会出来一些新的选项。我们要找的,是那个“导入/导出”的大按钮。这个按钮就是我们备份邮件的入口了,果断点它,不要犹豫。

第四步:选择“导出到文件”

这时候会跳出来一个“导入和导出向导”的小窗口。它会问你要干嘛是“从其他程序或文件导入”,还是“导出到文件”。我们是要备份出去,所以肯定选“导出到文件”,然后点“下一步”。

第五步:选择文件类型——“Outlook 数据文件(.pst)”

下一步,向导又问了,你要导出成什么格式的文件?这里可别选错了,就选第一个“Outlook 数据文件(.pst)”。这个格式就是 Outlook 自己用的,备份起来最安全,以后再导入也方便。选好了就点“下一步”。

第六步:挑选你要备份的邮件账户或文件夹

这一步很关键。你会看到你的所有邮件账户,或者是一些文件夹列表。如果你想备份整个邮箱里的所有邮件,那就直接选择你的邮箱账户名,它通常会显示你的邮箱地址,比如“@*”。我一般都是直接选整个账户,这样最省心,啥都不会漏掉。选好之后,记得把下面那个“包括子文件夹”的勾给打上,这样它会把收件箱、发件箱、草稿箱等等都一起打包带走。然后,继续“下一步”。

第七步:选择备份文件保存的位置和文件名

向导会问你,这个备份文件你想存到哪儿去?点那个“浏览”按钮,然后找一个你电脑里比较安全、空间也比较大的地方,比如你的D盘或者E盘下专门建个“邮件备份”的文件夹。然后给这个文件起个名字,比如“我的邮件备份_*”,这样就知道是哪天的备份了。起好名字,选好位置,点“确定”。

这里还会问你遇到重复的项目是替换、允许创建重复还是不导出。我一般选“允许创建重复项目”,因为有时候我可能定期备份,避免覆盖掉旧的。

第八步:设置密码(可选,但强烈建议!)

点完“下一步”,可能会跳出一个让你设置密码的窗口。我强烈建议你们给这个 PST 文件设置一个密码!你想想,这些邮件里可能有很多个人隐私或者公司机密。如果文件被别人拿到了,没有密码可就啥都看光了。这里设置一个只有你自己知道的复杂密码,然后点“确定”。

第九步:开始导出,耐心等待

一切设置妥当,点“完成”就行了。这时候 Outlook 就会开始吭哧吭哧地把你的邮件往外导。如果你的邮件很多,这个过程可能会有点长,取决于你电脑的性能和邮件的数量。这时候你就耐心等着,别去动电脑,让它自己慢慢搞定。

第十步:检查备份文件是否到位

等它导出完了,你可以去你之前设定的那个文件夹里看一眼。看看那个 .pst 文件是不是已经生成了,文件大小是不是也差不多对劲。如果一切正常,恭喜你,你的 Outlook 邮件就成功备份到本地了!

你看,整个过程并不复杂,就是步骤多了一点。我这些年就是靠这个方法,定期把我的重要邮件备份出去。电脑换了好几台,系统也重装过,但我的邮件记录从来没丢过。有了这个习惯,心里就踏实多了,再也不怕突然出什么幺蛾子了。希望我的这点小经验,也能帮到你们!