刚开始那会儿,我做啥都离不开纸笔。我的小本生意,客户、订单、账目,全都记在一个厚厚的笔记本里。每次要找个或者算个总账,那叫一个头大。翻来覆去,墨迹都快把纸磨穿了,还得拿出计算器一个个数。经常算着算着就错了,然后又得从头再来,有时候真想把本子一撕了之。
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有一次,一个做财务的朋友看我忙得焦头烂额,就随口问了一句:“你咋不用Excel?”我当时楞了一下,Excel?那玩意儿我以前听过,感觉就是电脑上特别复杂的一个表格,都是那些搞会计的大神才用的。我一个做小买卖的,能用上那玩意儿吗?朋友看我一脸懵,就笑着说:“别说它复杂,你先打开看看,跟个空白笔记本差不多。”
那天晚上我真就好奇地打开了电脑里的Excel。第一次点开它,眼前出现的就是一片密密麻麻的格子,A、B、C、1、2、3,确实有点晃眼。但是朋友的话还在耳边,说跟笔记本差不多,我就硬着头皮,开始把我的客户名单往里输。一个格子一个名字,一个格子一个联系方式。别看只是把信息敲进去,这第一步就耗了我一个多小时,因为我得适应鼠标点哪儿,键盘输还得时不时地保存一下。生怕输了一半,电脑突然出问题,白忙活。
从输入到整理:摸索出来的“小秘密”
输完第一批数据,我的表格总算是有点样子了。朋友又教了我最基础的几个操作。他说,你这些数据,要是想按名字顺序排排那就得用“排序”。我跟着他的指示,选中了我的客户列,点了那个“升序”按钮,哗一下,所有的名字就按照拼音字母排好了!我当时眼睛都直了,以前翻半天才能找到的人,现在一秒钟就出来了。那感觉,就像是突然发现了一个新世界的大门。
- 学会了选中单元格: 从点一个格子到选中一片格子,这是所有操作的基础。鼠标按下去拖动,或者按住Shift键再点选,慢慢地就顺手了。
- 数据录入: 别看只是打字,但要做到不输错,格式统一,也是个细致活儿。尤其是数字和日期,要是格式不对,后面计算容易出问题。
- 拖动填充: 输了个1,选中它,往右下角那个小方块一点,往下拖一下,叮咚,1、2、3、4、5就自动出来了,这个偷懒的功能简直是我的最爱,省了多少重复劳动!
有了排序,我就开始琢磨,还有啥是它能替我干的。朋友接着又给我介绍了一个“筛选”功能。他说,如果你只想看“老客户”或者“新客户”,只要点一下那个表头的小三角,勾选一下,剩下的就都藏起来了。我一试,果然,我的客户列表瞬间就变得清爽无比,想看谁就看谁,效率一下子就提上来了。以前我在笔记本上,得用不同颜色的笔画圈圈,有时候圈错了还得用涂改液,多麻烦。
然后就是重头戏——公式。一开始我听到“公式”俩字就头大,觉得肯定得是高等数学。结果朋友教了我一个最简单的=SUM()。他说,你把要加起来的数字都选进去,回车,它就能给你算出总和。我半信半疑地把我一个月的收入数字放进去,一敲回车,唰!准确的数字就跳出来了! 比我用计算器按半天还快,而且还没错!那时候我才明白,原来Excel的公式不是用来吓唬人的,是真能解决问题的。
从杂乱到清晰:让数据说话
慢慢地,我胆子也大了,开始尝试更多。比如条件格式,把销售额高的客户名字自动标成绿色,欠款好久的标成红色。这样我一眼就能看出谁是重点,谁得去催款了。还有画图表,我的一个月收入变化,一个月支出构成,用饼图、柱状图一画,清清楚楚,比干巴巴的数字直观多了。以前要分析我的生意状况,只能靠直觉和模糊的记忆,现在数据摆在那里,想怎么看就怎么看,决策起来也更有底气了。
这一路走过来,我不是啥专业人士,就是一个为了让自己的工作更轻松、生活更明白的普通人。从最开始连打开Excel都害怕,到现在能用它管理我的所有客户、所有订单、所有收入支出,甚至做一些简单的库存管理,节省了不知道多少时间和精力。以前花好几个小时才能理清的账目,现在几分钟点一点就出来了,而且基本不会出错。 这种成就感,真是谁用谁知道。
所以说,那些觉得Excel复杂的小伙伴们,别怕。它就是个工具,你一点点去摸索,从最简单的输入、排序、筛选开始,再到求和、平均这些基础公式,你会发现它真的能帮你大忙。我就是这么过来的,从一个对数字头大的人,变成了一个能用表格把生活和工作打理得井井有条的人。这些都是我自己亲手操作、一点点学出来的,没有啥高深的理论,就是实打实的实用经验。希望我的这点经历,能给也想学Excel的你一点信心和动力。