要说我这些年跟Excel打交道，最让我头疼，也最让我后来拍大腿直呼“早知道就好了”的事儿，就是这文档共享了。刚开始那会儿，我跟家里人弄个什么活动预算，或者跟几个朋友合计个小生意流水，那表格可真是头疼。
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你懂的，一个表格，好几个人要往里填数据，要改内容。最开始的时候，我真的就是老老实实地，我改完一份，保存成“v1”版本，邮件发给A。A收到后，下载下来，改成自己的部分，保存成“v2”版本，再邮件发给我。我一看，还得再发给B，B再改，再发回来……
那会儿真是痛苦！
- 邮件收件箱里全是Excel附件，文件名五花八门，有叫“最终版”、有叫“最终版New”、有叫“最终版A改”、有叫“最终版B改”的。
- 我每次打开，都得仔细核对，这到底是不是最新的？A改了哪些？B改了哪些？万一有个家伙不小心改错了，或者把别人的东西给覆盖了，那真是欲哭无泪。
- 有时候大家手脚快，你发过去，他还没看，另一个人就发了新的版本回来，我根本就分不清哪个才是大家辛苦一晚上改出来的那个“真命天子”。
反正，我那会儿是没少在这上面浪费时间，好好的一个项目，大部分时间都花在了“版本管理”这种破事上。每次都搞得一团浆糊，心累得很。
发现新大陆：原来Excel还能这么玩
虽然不是什么技术大牛，但是碰到这种重复又低效的事儿，总觉得肯定有更好的办法。有一天，我在跟一个朋友聊天，他也是做小生意的，我说起我这Excel的烦恼，他一听就乐了。
“你还用那老掉牙的方法？现在都用共享文档了！”
我当时就愣住了，共享文档？是个什么鬼？我赶紧问他怎么弄。他当时简单给我指了几条路，我回家就琢磨开了。
我研究了半天，才知道原来微软这边的Excel，早就支持在线协作了。关键就是要把文件存到它那个叫OneDrive的地方，或者公司里用的那种SharePoint。我琢磨着，既然有，那我就得试试！
我的实践过程，一步一步跟你说
第一步：把我的宝贝Excel文件挪个窝
我平时做的那些表格，都在我电脑的硬盘里躺着。要共享，第一件事就是要把它们挪到“云端”去。具体怎么操作？
我打开了一个平时工作会用到的Excel文件。点开“文件”那个菜单，然后选“另存为”。平时我们都选“此电脑”或者“浏览”然后选个本地文件夹是？这回我没这么干。我往下拉，看到了一个“OneDrive”的选项，或者有的机器上直接就能看到你登录的微软账号的云存储位置。我就选了它。
选进去之后，它就让我选个文件夹放，我就随便新建了一个叫“共享项目”的文件夹，把我的表格存了进去。
这一步很重要！文件不在云上，就没法直接共享。
第二步：找到那个“共享”按钮，点它！
文件一存到OneDrive，神奇的事情就发生了。你看我截的图，Excel界面最上面，标题栏附近，就多出来一个“共享”的按钮。有的版本可能是在右上角，反正一眼就能看到。
我当时那个兴奋劲儿，赶紧就点下去了。
第三步：邀请合作者，给他们权限
点开“共享”按钮后，会弹出一个小窗口。这个小窗口就是核心操作区了。
- 它会让我输入别人的邮箱地址。我就把我那几个要合作的朋友或者同事的邮箱一个个地输进去。
- 然后，旁边有个下拉菜单，这个可得看清楚了。它能选是“可以编辑”还是“只能查看”。如果大家都要往里填内容，那就得选“可以编辑”；如果只是想让他们看看结果，那就选“只能查看”。我当时是要大家一起改，所以毫不犹豫地选了“可以编辑”。
- 你可以选择是否给他们发个消息，我一般都顺手写一句：“这是咱们新项目的表格，大家点链接进去看，可以修改的。”
- 点那个“发送”按钮。
“发送”一按，就完事儿了。我的朋友们很快就收到了邮件，邮件里有个链接，他们一点链接，就能直接在浏览器里打开这个Excel文件了。他们也可以选择在自己电脑上的Excel软件里打开。
亲身体验：多人协作的快感！
第一次跟大家一起在线改同一个表格，那个感觉真是太棒了！
我打开表格，看到朋友A也在里面，我能看到他在哪个单元格上敲字，还有个小光标显示着他的名字。我改我的部分，他改他的部分，谁也不耽误谁。数据更新几乎是实时的，我这边刚输完一个数字，那边立马就能看到，那边改了个公式，我这边也是秒同步。
你再也不用担心“最终版”的问题了，因为始终只有一个“最终版”，大家都在这个版本上操作。如果两个人不小心同时改了同一个单元格，系统也会跳出来提示，问你要保留谁的修改，或者让你自己选择。这种冲突解决机制虽然偶尔会遇到，但比之前发邮件搞丢版本简直好上百倍。
我踩过的一些小坑和总结
这东西也不是百分百完美，也有一些我个人觉得要注意的点：
- 得有网络：这个是废话，但还是得说。没网，大家就只能干瞪眼了。
- 自动保存：虽然它基本上都是自动保存的，但养成习惯，每次大改后，手动点一下保存键，心里更踏实。
- 权限管理：一定要给对人正确的权限。有时候只想给别人看，结果不小心给了编辑权限，回头数据被别人误删了，那也麻烦。
- 本地备份：对于特别重要，不能出一点差错的文件，我还是会定期下载一份到本地做个备份，以防万一。
这个Excel共享文档的功能，简直就是办公室神器。以前花在版本管理上的那些痛苦和时间，现在全都省下来了。大家协作效率蹭蹭地就上去了，心情也舒畅多了。
如果你跟我之前一样，还在邮件里倒腾表格，那我真建议你试试这个共享功能。几步操作下来，保管你用一次就爱上，再也回不去了！