哥几个好久不见,今天不是在家收拾那些老Excel表嘛发现以前我那表格里的序号,真是把我给搞崩溃了。每次增删一行数据,那些个12345就全乱套了。要么中间缺号,要么多号,每次都得我手动一个一个去改,有时候数据量大一点,改到眼睛都花了,心里骂娘的冲动那是止都止不住。
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你别说,我这人虽然做事慢腾腾的,但遇到这种重复性的体力活,就特别想找个省事儿的办法。我琢磨着,这Excel这么智能一个东西,总不能连个自动排序号的功能都没有?那不是把人当傻子耍吗?
我开始折腾这事儿。
我就是想,是不是有个啥按钮,一按它就自己排好了?找了半天,没找到那种“一键自动排序123”的神仙按钮。然后我就想,是不是我每次排序的时候,把那个序号列也一起选上,它就能跟着动?试了下,确实能动,但问题是,我如果只是在中间插入一行数据,它可不会自己给新行一个序号,还得我手动填进去,然后下面的序号也都得跟着手动改。这哪是自动,这不还是得靠我这双手嘛
折腾了几天,实在没办法,我就去问那些比我玩Excel更溜的同事。有个小年轻,别看他年纪不大,这方面倒是门清。他跟我说,老哥,你这思维太僵化了,Excel里头,要实现这种“看着像自动”的序号,得用公式!
他给我讲了个方法,我一听,哎哟我去,确实是这么个理!
咱们不是要序号嘛12345地排下去。Excel不是有行号吗?就是左边那个123456789...那个。那玩意儿是死的,不会变。咱们就利用它!
步骤很简单:
第一步:找到你的表格。 比如我有个表格,从第二行开始是我的数据,第一行是标题。这很重要。
第二步:新建一列。 在你的表格最左边或者哪里方便,插入一列,就叫它“序号”。比如我的数据从A列开始,那我就在A列前插一列,或者在别的地方插一列也行,反正就是专门用来放序号的。
第三步:输入公式。 现在关键的来了!假设你的数据是从第二行开始的,也就是你的第一个真实数据行是第二行。那么,你在你新建的“序号”列的第二行(也就是你第一个数据对应的序号位置),输入这个公式:`=ROW()-1`。记住,这个“-1”很重要!
我当时就问那小年轻,为啥是减1?他说,老哥你想,你的第一个数据在第二行,`ROW()`函数会返回2。但你序号想从1开始对?那不就得2减1等于1嘛要是你的数据是从第三行开始的,那你公式就得写`=ROW()-2`,就是用当前行号减去你表格标题占的行数,这样就能确保你的第一个序号是1了。
我一拍大腿,这他娘的茅塞顿开!
第四步:拖动填充。 输入完公式,回车。你会看到那个格子变成1了。然后,把鼠标放在这个格子的右下角,等它变成一个黑色的小十字架(填充柄),然后你按住鼠标左键,一直往下拖!拖到你表格数据最末尾那一行。松开手,所有序号就都自动填上了,而且是12345地排得整整齐齐的。
这还没完,更神奇的在后面!
我试着在表格中间插入一行数据,比如我在第5行和第6行之间插了一行。你猜怎么着?新插进去的这行,它旁边的序号列,我只要把上面一个格子的公式复制下来,或者直接往上拖一下填充柄,它就自动显示正确的序号了!而且下面所有行的序号,也都跟着自动调整了!不再是原来的老序号,而是重新排好队,一个接一个,连续不断!
比如我原来是1、2、3、4、5、6...,我在5和6之间插了一行,那么,原来的5后面就变成6了,新插的行就是5,原来的6变成了7,以此类推,全自动的!
删除一行也一样。比如我把第5行删了。你不用管,Excel自己就会把下面的行给“顶”上来,原本的6就成了5,7就成了6。那个序号公式,因为它跟着行号走,所以它也会自动调整。你再看序号列,它还是一点没乱,12345连续的!
就是这么个简单的方法,解决了我以前老大的一个烦恼。
这主要解决的是你增删行的时候,序号能自动跟着跑的问题。如果你是想根据某个数据列的值来动态排序,比如按销售额高低来排,那这个序号它可不会跟着变。那个时候你得手动点击排序功能,把你的整个表格按你想要的列排序,然后序号列虽然不会跟着“动态”改变它的公式值,但它会随着你的行一起移动,所以整体看起来还是没乱的。但话说回来,咱们平时最头疼的,不就是那个增删行之后序号乱套的问题嘛
这方法虽然不是那种“智能到天上”的,但对于我们这些平时用Excel处理日常数据的人来说,绝对是够用了。省心省力,就是好办法!你们下次遇到这情况,也可以试试看,保证你用了就回不去了。